Compliance

Compliance-Richtlinien der sth-systeme GmbH

(sth-systeme GmbH wird im Folgenden „sth-systeme“ abgekürzt)

Ziele

Diese Richtlinie dient der Vorbeugung von Verstößen gegen gesetzliche Bestimmungen, insbesondere dem Wettbewerbsrecht und internen Richtlinien der sth-systeme.

Ihr Ziel ist es, über die wichtigsten Verbote des Wettbewerbsrechts aufzuklären und klare Verhaltensanforderungen aufzustellen, um Verstöße zu verhindern. Sie konzentriert sich auf die wesentlichen Verbote, die für die tägliche Arbeit von Bedeutung sind.

Grundsätzliche Verhaltensanforderungen

Jeder Mitarbeiter ist verpflichtet:

• die in seinem Verantwortungsbereich geltenden Gesetze, Vorschriften und internen Anweisungen einzuhalten
• sich fair, respektvoll und vertrauenswürdig im geschäftlichen Umgang zu verhalten
• das Ansehen der sth-systeme zu achten und zu fördern
• Interessenkonflikte zwischen geschäftlichen und privaten Angelegenheiten zu vermeiden
• sich oder anderen keine unrechtmäßigen Vorteile zu verschaffen
• die Bestimmungen über die Arbeitssicherheit, den Umweltschutz und den Datenschutz einzuhalten
• Compliance-Verstöße der Geschäftsführung unverzüglich zu melden

Jeder Vorgesetzte ist darüber hinaus verpflichtet:

• Mitarbeiter nur nach ihrer Leistung zu beurteilen
• die Einhaltung dieser Richtlinie in seinem Verantwortungsbereich sicherzustellen

Diskriminierung

Unsere Wertschätzung ist für alle Mitarbeiter gleich hoch. Niemand darf wegen seiner Nationalität, seines Geschlechts, der Religion oder Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Orientierung benachteiligt werden.

Wir alle sind verpflichtet, die persönliche Würde anderer zu achten und erwarten einen freundlichen und fairen Umgang untereinander und gegenüber Dritten.

Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern und Dritten

sth-systeme erwartet von den Mitarbeitern in der Zusammenarbeit mit Kunden und Geschäftspartnern

• die Einhaltung aller geltenden Gesetze
• das Unterlassen von Korruption
• die Beachtung der Menschenrechte
• die Einhaltung der Gesetze gegen Kinderarbeit
• die Beachtung der Rechtsvorschriften des internationalen Wirtschaftsverkehrs
• den Schutz der Gesundheit und Sicherheit aller Mitarbeiter
• die Einhaltung der relevanten nationalen Gesetze und internationalen Standards zur Arbeitssicherheit, zum Umweltschutz und Datenschutz.

Interessenkonflikte

sth-systeme erwartet von seinen Mitarbeitern absolute Loyalität gegenüber dem Unternehmen.

Alle Mitarbeiter müssen Situationen vermeiden, in denen ihre persönlichen oder finanziellen Interessen mit denen des Unternehmens in Konflikt geraten. Unvermeidbare persönliche Interessenkonflikte sind der Geschäftsführung offen zu legen. Im Zweifelsfall ist eine Rücksprache mit der Geschäftsführung erforderlich.

Um einen Interessenkonflikt zu vermeiden, dürfen folgende Aufträge nur dann erteilt bzw. angenommen und die Tätigkeiten nur dann durchgeführt werden, wenn sie vorher von dem zuständigen Geschäftsführer genehmigt wurden:

• Aufträge an nahestehende bzw. von nahestehenden Personen (z. B. Ehegatten, Verwandte, Freunde und private Geschäftspartner)
• Aufträge an und von Unternehmen, in denen nahestehende Personen arbeiten
• Aufträge an und von Unternehmen, an denen nahestehende Personen beteiligt sind
• Nebentätigkeiten für Wettbewerbsunternehmen
• Nebentätigkeiten für Geschäftspartner

Einladungen, Geschenke und andere persönliche Vorteile

Grundsätzlich dürfen Mitarbeiter persönliche Vorteile weder für sich noch für ihnen nahestehende Personen fordern, sich versprechen lassen oder annehmen. Mitarbeiter dürfen persönliche Vorteile

(z. B. Einladungen in Restaurants, zu Sportveranstaltungen oder Geschenke) nur annehmen, wenn nicht der Eindruck entsteht, von ihnen werde eine Gegenleistung erwartet.

Der Vorteil muss im Rahmen allgemein üblicher Geschäftsgepflogenheiten liegen und darf nicht gegen ein Gesetz verstoßen. In Deutschland sind je Person und Jahr Geschenke im Wert von insgesamt 35 Euro an Geschäftspartner zulässig und können als Betriebsausgabe geltend gemacht werden (§ 4 Absatz 5 EStG). Zusätzlich können Streuwerbeartikel (Kalender, Kugelschreiber, Zollstöcke usw.) unter 10 Euro pro Stück verteilt werden. Maßgeblich sind die Anschaffungs- oder Herstellungskosten.

Verbot von Bestechung und Korruption

Um einen fairen Wettbewerb zu gewährleisten sind Bestechung und Korruption grundsätzlich verboten. Kein Mitarbeiter darf Bestechungsgelder annehmen, anbieten oder gewähren.

Weiterhin ist es untersagt, unrechtmäßige Handlungen Dritter zu unterstützen, zu verdecken oder dazu aufzufordern.

Umweltschutz, Arbeitssicherheit und Gesundheit

Im Interesse der Gesundheit und Sicherheit aller Mitarbeiter und Besucher hat jeder Mitarbeiter an seinem Arbeitsplatz die geltenden Gesetze, Vorschriften und Standards zur Arbeitssicherheit einzuhalten. Vorschriften und Gesetze zum Umweltschutz sind von den Mitarbeitern einzuhalten.

Datenschutz

Zum Schutz der Privatsphäre der Mitarbeiter zählt auch der Schutz personenbezogener Daten. Es werden ausschließlich nur Daten erfasst, die für betriebliche Aufgaben benötigt werden und gesetzlich erforderlich sind. Der Zugang zu diesen Daten beschränkt sich nur auf die Mitarbeiter, die diese für die Erledigung ihrer Aufgaben benötigen, z. B. Personalabteilung. Gleiches gilt auch für Daten von Kunden, Geschäftspartnern und sonstigen Personen.

Mitarbeiter, die Zugang zu personenbezogenen Daten haben, müssen sorgfältig mit diesen Daten umgehen. Es wird sichergestellt, dass diese Daten nicht verloren gehen, veröffentlicht oder von Dritten missbraucht werden können. Für Fragen zum Datenschutz steht die Geschäftsführung zur Verfügung.

Firmenbezogene Zugangsdaten für EDV-Programme, Internetplattformen, Sozial-Media-Plattformen und sonstigen Verbindungen sind zu schützen und diese nicht öffentlich einsichtig zu notieren. Eine Weitergabe an Dritte (z. B. EDV Dienstleister) ist nur nach Genehmigung der Geschäftsleitung erlaubt.

Der Datenschutz mit externen EDV-Dienstleistern ist über eine gesonderte Datenschutzvereinbarung geregelt.

Verhalten gegenüber Wettbewerbern

Das Wettbewerbsrecht und das Kartellrecht sind zu beachten. Es dürfen keine Angaben zu Preisen und Konditionen mit Wettbewerbern ausgetauscht oder abgesprochen werden. Ebenso sind Absprachen mit Wettbewerbern über eine Marktaufteilung nicht zulässig. Diese Regeln gelten ebenso für die Verbandsarbeit.

Konsequenzen bei Compliance-Verstößen

Verstöße gegen diese Regeln können dazu führen, dass sich die Mitarbeiter und auch sth-systeme als Unternehmen strafbar machen.

Für Mitarbeiter und Geschäftsführer können Compliance-Verstöße folgende Konsequenzen haben:

• Abmahnung
• Kündigung
• Schadensersatzforderungen Dritter und der sth-systeme GmbH
• Geldstrafe
• Freiheitsstrafen

Für die sth-systeme können Compliance-Verstöße folgende Konsequenzen haben:

• Schadensersatzansprüche Dritter
• Anzeigen und daraus resultierende Gerichtsprozesse
• Geldbußen
• Imageschäden

Ansprechpartner | Compliance Beauftragter

Die Einhaltung der Compliance-Richtlinien ist für die Geschäftsführung von zentraler Bedeutung. Wenn Compliance-Verstöße bekannt werden oder der Verdacht besteht, informieren Sie daher direkt die Geschäftsführung.